1. Objetivo
Definir os prazos de retenção e os critérios de descarte dos dados pessoais tratados pela Unity Car Service (CNPJ 43.473.287/0001-80), garantindo que os dados sejam mantidos apenas pelo tempo necessário ao cumprimento de suas finalidades e das obrigações legais, conforme o princípio da necessidade da LGPD (Lei 13.709/2018).
2. Princípio geral
Os dados pessoais são conservados somente pelo período necessário às finalidades para as quais foram coletados. Encerrada a finalidade e esgotados os prazos legais de guarda, os dados são eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses de conservação autorizadas pelo Art. 16 da LGPD (cumprimento de obrigação legal, estudo por órgão de pesquisa, transferência a terceiro com respeito à lei, ou uso exclusivo do controlador com dados anonimizados).
3. Prazos de retenção por categoria
| Categoria de dado | Prazo de retenção | Base / motivo |
|---|---|---|
| Cadastro e histórico de serviços de clientes | Durante a relação e por até 5 anos após o último serviço | Execução do contrato e prazo prescricional (Código Civil / CDC) |
| Documentos fiscais e contábeis (notas, pagamentos) | Mínimo de 5 anos | Obrigação legal fiscal e tributária |
| Dados de colaboradores e folha de pagamento | Conforme prazos da legislação trabalhista e previdenciária | Obrigação legal |
| Currículos de candidatos não contratados | Até 12 meses, salvo consentimento para banco de talentos | Legítimo interesse / consentimento |
| Dados usados para comunicação e marketing | Até a revogação do consentimento pelo titular | Consentimento |
| Cópias de segurança (backups) | Retenção temporária de 7 dias, com sobrescrita cíclica | Continuidade e recuperação |
4. Critérios de descarte
- O descarte é realizado de forma segura e definitiva, impedindo a recuperação dos dados (eliminação dos registros nos sistemas e destruição de eventuais documentos físicos).
- Quando o dado ainda for útil de forma estatística, mas não for mais necessário de forma identificável, a empresa pode optar pela anonimização em vez da eliminação.
- Nos sistemas, registros de clientes e cadastros podem ser inativados (exclusão lógica) para preservar a integridade referencial e o histórico legalmente exigido, sendo eliminados definitivamente ao fim do prazo legal.
- As cópias de segurança são sobrescritas ciclicamente, de modo que os dados eliminados deixam de existir também nos backups ao fim do ciclo de retenção.
5. Responsabilidades
- Encarregado (DPO) — supervisiona a aplicação desta política e avalia pedidos de eliminação feitos por titulares.
- Áreas responsáveis pelos dados — observam os prazos e acionam o descarte ao fim do período de retenção.
6. Direitos do titular
O titular pode solicitar a eliminação dos seus dados pessoais tratados com base no consentimento, bem como a exclusão de dados desnecessários ou excessivos, pelo canal descrito no Procedimento de Atendimento aos Direitos dos Titulares — ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória.
7. Revisão
Esta política é revisada, no mínimo, anualmente, ou quando houver mudança relevante na legislação ou na operação da empresa.